Eine zahnmedizinische Verwaltungshelferin ist eine Person, die in einer Zahnarztpraxis oder einem zahnmedizinischen Zentrum administrative und organisatorische Aufgaben übernimmt. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, den reibungslosen Ablauf des Praxisbetriebs sicherzustellen. Hier sind einige der typischen Aufgaben einer zahnmedizinischen Verwaltungshelferin:
- Terminverwaltung: Die Verwaltungshelferin ist verantwortlich für die Terminplanung und -koordination für die Patienten. Sie vereinbart Termine, bestätigt diese und sorgt dafür, dass der Terminplan optimal genutzt wird.
- Patientenbetreuung: Die Verwaltungshelferin empfängt und begrüßt die Patienten, nimmt ihre persönlichen Daten auf und aktualisiert gegebenenfalls deren Krankenakten. Sie beantwortet auch Telefonanrufe und beantwortet Fragen der Patienten bezüglich Terminen, Zahlungen oder anderen administrativen Angelegenheiten.
- Abrechnung: Die Verwaltungshelferin erstellt Rechnungen für die erbrachten zahnärztlichen Leistungen und übernimmt die Abrechnung mit den Krankenkassen und anderen Zahlungsträgern. Sie prüft auch die Versicherungsansprüche der Patienten und klärt Unstimmigkeiten.
- Dokumentation: Die Verwaltungshelferin führt die Patientenakten und sorgt für eine korrekte und aktuelle Dokumentation der durchgeführten Behandlungen, Diagnosen und anderen relevanten Informationen. Sie stellt sicher, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.
- Büroorganisation: Die Verwaltungshelferin ist für die allgemeine Büroorganisation zuständig. Dazu gehört die Verwaltung von Büromaterial, die Bearbeitung der Post und die Pflege der elektronischen oder papierbasierten Dateien.
- Kommunikation mit anderen Fachkräften: Die Verwaltungshelferin kommuniziert regelmäßig mit anderen medizinischen Fachkräften, wie z.B. Zahnärzten, Dentalhygienikern oder Zahntechnikern, um Informationen auszutauschen und den Behandlungsablauf zu koordinieren.
Diese Aufgaben können je nach Praxisgröße und -standort variieren. In kleineren Praxen übernimmt die Verwaltungshelferin oft eine breitere Palette von Aufgaben, während in größeren Praxen bestimmte Aufgaben möglicherweise von spezialisierten Verwaltungsmitarbeitern durchgeführt werden.